Post vom Inkassobüro: Rechte, Kosten und Verjährung in Österreich

Kurz gesagt

Inkassobüros dürfen mahnen und verhandeln, aber nicht klagen und nicht pfänden.
Kosten müssen Sie nur zahlen, wenn Sie schuldhaft in Verzug sind und die Kosten notwendig und angemessen sind.
Rechnungen verjähren nach drei Jahren. Eine Ratenvereinbarung oder Teilzahlung lässt die Frist neu beginnen.
Bestreiten Sie unberechtigte Forderungen schriftlich. Gegen einen Zahlungsbefehl haben Sie vier Wochen Zeit.

Ein Inkassoschreiben setzt unter Druck: kurze Fristen, hohe Kosten, manchmal Drohungen. Bevor Sie zahlen oder etwas unterschreiben, lohnt ein ruhiger Blick. Ein Inkassobüro hat weniger Befugnisse, als viele glauben, die Kosten sind gesetzlich begrenzt, und eine Forderung kann bestritten oder verjährt sein. Wer dagegen gar nicht reagiert, riskiert einen Eintrag bei den Auskunfteien und im schlimmsten Fall einen Exekutionstitel.

Was ein Inkassobüro darf und was nicht

Inkassoinstitute sind ein reglementiertes Gewerbe (§ 94 Z 36 GewO). In Österreich gibt es rund 200 davon. Sie handeln im Auftrag des Gläubigers, haben aber keine hoheitlichen Rechte:

Darf	Darf nicht
schriftlich, telefonisch und nach Ankündigung auch persönlich mahnen	selbst klagen oder Forderungen vor Gericht eintreiben (§ 118 Abs. 2 GewO)
Raten, Stundung oder einen Vergleich anbieten	pfänden, die Wohnung betreten oder Sachen mitnehmen
Kosten bis zu gesetzlichen Höchstsätzen verlangen	mehr verlangen als die Höchstsätze erlauben (Verwaltungsübertretung)
Adressen und Vermögen erheben	mit einer Strafanzeige drohen, die der Gläubiger gar nicht erstattet hat (Standesregeln)

Gepfändet wird erst, wenn der Gläubiger vor Gericht einen Exekutionstitel erwirkt hat, etwa ein Urteil oder einen rechtskräftigen Zahlungsbefehl. Dann handelt das Gericht, nicht das Inkassobüro.

Prüfen Sie zuerst die Forderung

Laut den Standesregeln der Branche muss jede Mahnung den Gläubiger, den Grund der Forderung, den Zinssatz und die Kosten mit Rechtsgrundlage nennen. Die erste Mahnung muss zusätzlich alle bisherigen Kosten aufschlüsseln und die offene Hauptforderung ohne Zinsen und Kosten zeigen. Prüfen Sie:

Gibt es den Vertrag? Kennen Sie den Gläubiger, haben Sie die Leistung bestellt und bekommen?
Ist schon bezahlt? Suchen Sie Ihre Kontoauszüge nach der Zahlung ab.
Stimmt die Höhe? Hauptforderung, Zinsen und Kosten getrennt betrachten.
Ist sie verjährt? Rechnungen für Waren und Dienstleistungen verjähren nach drei Jahren.
Ist das Inkassobüro echt? Im öffentlichen Gewerbeinformationssystem GISA (gisa.gv.at) können Sie kostenlos prüfen, ob es eine Gewerbeberechtigung hat.

Welche Kosten Sie wirklich zahlen müssen

Ob Sie Inkassokosten ersetzen müssen, regelt § 1333 Abs. 2 ABGB. Alle drei Bedingungen müssen erfüllt sein:

VerschuldenSie sind schuldhaft in Verzug. Kam die Rechnung nie an oder lag ein Fehler der Bank vor, fallen keine Inkassokosten an.
Notwendig und zweckentsprechendGemessen an einem objektiven Maßstab, nicht daran, was dem Gläubiger sinnvoll erscheint.
AngemessenDie Kosten müssen in einem vernünftigen Verhältnis zur Forderung stehen.

Die Verordnung über die Höchstsätze der Inkassoinstitute (BGBl. 141/1996) legt nur Obergrenzen fest, etwa je Mahnung, für die Bearbeitung und für die „Evidenzhaltung“ pro Quartal. Sie gibt dem Inkassobüro keinen eigenen Anspruch. Schon bei einer Forderung von 100 € können die Höchstsätze zusammen mehr als 100 € ergeben, und die Beträge sind zusätzlich an die Inflation gebunden. Ob solche Summen angemessen sind, ist eine andere Frage. Die Arbeiterkammer hält Kosten, die die Hauptforderung erreichen oder übersteigen, für unangemessen.

Der Oberste Gerichtshof hat in vielen Verfahren von VKI und Arbeiterkammer Kostenklauseln gekippt:

Pauschale Mahnspesen ohne Bezug zur Forderungshöhe sind unzulässig, etwa 20, 40 und 60 € (OGH 1 Ob 105/14v) oder 36,50 € je Schreiben (OGH 7 Ob 111/25m).
Klauseln, nach denen der Kunde auch ohne Verschulden zahlt, benachteiligen ihn gröblich (OGH 9 Ob 31/15x, 8 Ob 158/22a).
Ratenvereinbarungen und Anerkenntnisse müssen jeden einzelnen Betreibungsschritt aufschlüsseln, ein bloßer Verweis auf die Höchstsätze ist intransparent (OGH 10 Ob 28/14m, § 6 Abs. 1 Z 15 KSchG).
Zulässig ist dagegen eine fixe Mahngebühr von 20 €, wenn ausdrücklich nur notwendige und angemessene Kosten verrechnet werden (OGH 4 Ob 181/24g).

Zinsen und Pauschalen

	Verbraucher	Zwischen Unternehmern
Gesetzliche Verzugszinsen	4 % pro Jahr (§ 1000 ABGB)	9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 456 UGB), im 2. Halbjahr 2026 also 10,73 %
Vertragliche Verzugszinsen	höchstens 5 Prozentpunkte über dem vereinbarten Zinssatz (§ 6 Abs. 1 Z 13 KSchG)	frei vereinbar, Grenze Sittenwidrigkeit
Pauschale Betreibungskosten	keine	40 € (§ 458 UGB); höhere Kosten nur nach § 1333 Abs. 2 ABGB

Bestreiten, wenn etwas nicht stimmt

Halten Sie die Forderung für falsch, bestreiten Sie sie schriftlich, beim Inkassobüro und in Kopie beim Gläubiger. Verlangen Sie den Vertrag, die Rechnung und eine Aufstellung nach Kapital, Zinsen und Kosten. Nach den Standesregeln muss das Inkassobüro Sie dann über den Sachverhalt informieren, bevor es weiter mahnt. Einmal im Jahr steht Ihnen eine kostenlose Kostenaufstellung zu.

Das Bestreiten schützt auch Ihre Bonität. Große Anbieter wie das KSV1870-Inkasso melden nach eigenen Angaben nur unbestrittene Forderungen an Auskunfteien. Der Oberste Gerichtshof hat einer Betroffenen Schadenersatz zugesprochen, weil eine bestrittene Forderung ohne Verständigung in eine Bonitätsdatenbank aufgenommen worden war (OGH 6 Ob 247/08d).

Verjährung

Forderung	Frist
Rechnungen für Waren, Arbeiten und Dienstleistungen, Miete, Handy, Strom	3 Jahre (§ 1486 ABGB)
Zinsen	3 Jahre (§ 1480 ABGB)
Durch Urteil oder Zahlungsbefehl festgestellte Forderung	30 Jahre; künftige Zinsen daraus 3 Jahre

Verjährung wirkt nur, wenn Sie sich darauf berufen (§ 1501 ABGB). Das Gericht prüft sie nicht von sich aus. Wer eine verjährte Schuld bezahlt, bekommt das Geld nicht zurück.

Wenn ein Zahlungsbefehl kommt

Klagt der Gläubiger, erlässt das Gericht bei Geldforderungen bis 75.000 € meist ohne Verhandlung einen Zahlungsbefehl. Ab der Zustellung haben Sie vier Wochen Zeit für einen Einspruch (§ 248 ZPO). Die Frist kann nicht verlängert werden. Ohne Einspruch wird der Zahlungsbefehl rechtskräftig, auch wenn die Forderung gar nicht besteht, und der Gläubiger kann Exekution führen. Bringen Sie im Einspruch alle Einwände vor, auch die Verjährung. Hilfe gibt es kostenlos am Amtstag des Bezirksgerichts.

Hilfe holen

Schuldenberatung: Die staatlich anerkannten Schuldenberatungen beraten kostenlos und verhandeln mit Gläubigern (schuldenberatung.at).
Arbeiterkammer und VKI: Beratung zu Inkassokosten, die AK Oberösterreich bietet einen Online-Inkasso-Check.
Gewerbebehörde: Bezirkshauptmannschaft oder Magistrat am Sitz des Inkassobüros, wenn die Höchstsätze überschritten werden.
Datenschutzbehörde: wenn eine Forderung zu Unrecht an eine Auskunftei gemeldet wurde.

Musterbriefe zum Bestreiten, zur Kostenprüfung und zur Verjährungseinrede finden Sie im Leitfaden „Bonität in Österreich“. Als Unternehmer mit mehreren offenen Forderungen gegen Sie sollten Sie die Gesamtlage prüfen lassen: Häufen sich Inkassofälle, kann eine Zahlungsunfähigkeit drohen, und dann laufen Fristen (Sanierung in Österreich).

Quellen

Stand Oktober 2026. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Vertretung vor Gericht übernehmen Rechtsanwälte.

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