Erhaltungsaufwand einfach erklärt
Wird eine Maschine repariert, ein Dach ausgebessert oder eine Heizung gewartet, entsteht Erhaltungsaufwand. Er dient dazu, den bisherigen Zustand zu bewahren oder wiederherzustellen. Er wird sofort als Aufwand gebucht, ist steuerlich im selben Jahr abziehbar und erscheint vollständig in der Gewinn- und Verlustrechnung des laufenden Jahres.
Die wichtige Abgrenzung ist die zum Herstellungsaufwand. Wird ein Wirtschaftsgut erweitert, in seiner Substanz vermehrt oder deutlich über seinen ursprünglichen Zustand hinaus verbessert, handelt es sich um nachträgliche Herstellungskosten. Diese werden aktiviert, also zu den Anschaffungskosten beziehungsweise Herstellungskosten hinzugerechnet, und über die Nutzungsdauer per Abschreibung verteilt. Wird etwa ein Hallendach repariert, ist das Erhaltung; wird die Halle aufgestockt, ist es Herstellung.
Eine Sonderregel gilt für Gebäude: Werden innerhalb von drei Jahren nach dem Kauf Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen durchgeführt, deren Kosten ohne Umsatzsteuer 15 % der Anschaffungskosten des Gebäudes übersteigen, gelten sie steuerlich als anschaffungsnahe Herstellungskosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Sie sind dann nicht sofort abziehbar, sondern abzuschreiben.
Für die Ergebnisbeurteilung ist Erhaltungsaufwand zweischneidig. Ein Jahr mit großen Reparaturen drückt Gewinn und EBITDA, obwohl das Unternehmen operativ gut gearbeitet haben kann. Umgekehrt kann ein dauerhaft niedriger Erhaltungsaufwand bedeuten, dass notwendige Instandhaltung aufgeschoben wird — die Kosten kommen dann später, oft höher.
Die Einordnung sollte gemeinsam mit dem Steuerberater erfolgen und gut dokumentiert werden, denn sie wird bei Betriebsprüfungen häufig hinterfragt.
Aus der Bankersperspektive
Banken bereinigen das Ergebnis um einmalige, außergewöhnlich hohe Reparaturen, wenn diese belegt sind. Gleichzeitig achten sie auf einen Investitionsstau: Wer jahrelang zu wenig instand hält, verschiebt Kosten in die Zukunft, die den Kapitaldienst später belasten.
Häufige Fragen zum Thema Erhaltungsaufwand
Wann ist eine Renovierung Erhaltungsaufwand und wann Herstellungskosten?
Erhaltungsaufwand bewahrt den bestehenden Zustand. Wird das Gebäude erweitert oder wesentlich über den ursprünglichen Standard hinaus verbessert, liegen Herstellungskosten vor, die abgeschrieben werden.
Was sind anschaffungsnahe Herstellungskosten?
Renovierungskosten an einem Gebäude, die innerhalb von drei Jahren nach dem Kauf mehr als 15 % der Gebäude-Anschaffungskosten ohne Umsatzsteuer ausmachen. Sie werden steuerlich wie Herstellungskosten behandelt und abgeschrieben.
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